Nicole Auguadri ci racconta cosa fa un’amministratrice di una ONG in una sede operativa all’estero. Punti di contatto e differenze tra amministrazione e project management, e gioie e dolori di un profilo professionale ancora poco conosciuto.
Gli inizi in amministrazione
Lavoro in amministrazione da circa tre anni. Dopo un master in Project Management per la Cooperazione Internazionale mi si è presentata la possibilità di fare uno stage nell’ufficio amministrazione di una ONG di Milano.
Lì ho iniziato a conoscere le basi del lavoro amministrativo. Come gestire le pezze contabili, i contratti, i rendiconti finanziari, alcuni aspetti della gestione delle risorse umane. Al termine del tirocinio, mi è stata offerta una posizione in Ciad come amministratrice di progetto.
Lavorando in Ciad sono diventata amministratrice di programma. Poi mi sono spostata in Niger, dove ho gestito progetti più complessi e in partnership con altri enti. Ora sono in Italia ma a breve ripartirò per il Sudan sempre come amministratrice di programma.
Cosa fa un’amministratrice
Un’amministratrice si occupa della parte finanziaria di un progetto. È responsabile dei rendiconti finanziari, delle eventuali modifiche al budget, della gestione dei conti bancari di progetto e della cassa. La cassa è a disposizione dello staff per le piccole spese d’ufficio.
Inoltre verifica la completezza e la correttezza delle pezze contabili per garantire il rispetto delle procedure previste dal donor. Sono “pezze” tutti quei documenti che testimoniano le spese affrontate all’interno dei progetti.
Un buon amministratore non è sempre chiuso in ufficio da solo al computer. Anzi è bene che, di tanto in tanto, visiti le aree di intervento, le comunità o i gruppi beneficiari, gli spazi di progetto.
Ma soprattutto è sempre in contatto e lavora insieme al project manager e agli altri colleghi.
è importante che tutti capiscano le necessità dell’amministrazione, senza sentirle solo come un peso o un vincolo. Lo scambio è a doppio senso: anche l’amministrazione deve capire il contesto in cui si opera e deve fornire soluzioni invece di imporre soltanto vincoli.
Lo staff va formato e va fornito dei mezzi per saper contestualizzare le procedure. Si lavora meglio in un clima di collaborazione e con spirito di squadra.
È molto importante che l’amministratore vada a vedere i prodotti e le attività di progetto. Questo rende l’esperienza professionale molto più interessante e dà il senso ultimo del lavoro.
Project management e amministrazione
Una parte importante del lavoro, che si fa insieme al capo progetto, è mantenere aggiornato lo speso e il previsionale di spesa. Questo significa monitorare quanto e come viene speso il budget di progetto. Serve soprattutto a individuare i piccoli o grandi cambiamenti necessari per arrivare a fine progetto con obiettivi e indicatori raggiunti e soldi ben spesi.
Secondo me le due figure di project manager e amministratore sono ugualmente importanti e complementari per la buona riuscita di un progetto.
Per gli amministratori avere un capo progetto che non dà la giusta importanza alle questioni amministrative può essere un vero incubo. Non è possibile infatti realizzare le attività ignorando le regole e le procedure del donor.
Per fare un esempio pratico: il capo progetto potrebbe organizzare tantissime formazioni interessanti e utili per i beneficiari, che raggiungono gli obiettivi e gli indicatori del progetto, ma se le procedure non sono rispettate e le pezze giustificative sono assenti o non conformi, tutto questo sarà dichiarato ineleggibile dal donatore, con conseguenze dirette sul progetto.
In genere infatti le ONG non hanno fondi propri per coprire questi costi, e un evento del genere può avere ripercussioni anche sulle future attività dell’organizzazione nel suo complesso.
Un percorso in amministrazione secondo me ti rende molto più versatile, rispetto a un project manager che di solito si specializza in uno o due ambiti, ad esempio educazione e protection, o agricoltura e WASH.
Il lavoro in amministrazione è più o meno sempre lo stesso, indipendentemente dal tipo di progetto. Quindi non si è vincolati dal settore nella ricerca di un nuovo lavoro e ci si può muovere anche da un’area geografica all’altra molto più facilmente.
In generale il lavoro di amministratore si considera prevalentemente “di ufficio” ma posso assicurare che non per questo è meno stimolante. Le occasioni di incontro e discussione con i beneficiari, con il donor e con i partner non mancano.
L’amministrazione tra grandi e piccole organizzazioni
Nelle organizzazioni grandi è normale che amministrazione e project management siano nettamente divisi, ma spesso i cooperanti che lavorano in piccole organizzazioni e sono responsabili di piccoli progetti, sviluppano competenze da amministratore e da project manager e svolgono praticamente entrambi i ruoli.
Un’amministratrice o un amministratore, non si occupa solo di controllare le spese, ma fa molte altre cose. Soprattutto in organizzazioni medio-piccole, ma anche in organizzazioni grandi a volte, chi lavora in amministrazione deve gestire anche molti aspetti relativi alle risorse umane, per esempio contratti e giorni di ferie e permessi, e la logistica, nella gestione delle procedure d’acquisto, nell’organizzazione di viaggi e trasferte e gestione dei veicoli ad esempio.
Questa varietà di mansioni può essere un vantaggio e uno svantaggio. Dipende da quanto ti sono congeniali le attività diciamo secondarie, ma rende il lavoro quotidiano più vario e stimolante.
Anche se ti trovi in un’organizzazione che ha un dipartimento di logistica e uno di risorse umane, devi sapere il più possibile delle attività sul campo, dei contratti, delle risorse umane. Questo perché per gestire bene il progetto o programma come amministratore devi avere le idee chiare su ogni suo aspetto.
Da dove cominciare
Spesso le vacancies per amministratori chiedono una formazione in economia o management, ma non bisogna lasciarsi scoraggiare.
Soprattutto nel contesto italiano sono molti gli amministratori che non hanno alle spalle una formazione di questo tipo. È un lavoro che, come tutti, si può imparare e con impegno e volontà le basi si imparano anche abbastanza rapidamente.
Un master o dei corsi in gestione di progetti sicuramente aiutano. Ci sono anche corsi gratuiti online che possono dare i primi elementi del lavoro.
Consiglio di cercare di valorizzare esperienze anche semplici, ma che possono essere vicine al lavoro di amministrazione, quando presentate un CV o fate un colloquio. Ad esempio se avete gestito la cassa di una piccola associazione o ne siete stati tesorieri.
È pur vero però che molto dipende dal tipo di organizzazione per cui vi candidate. Esperienze del genere di solito non sono prese in considerazione dalle grandi organizzazioni, ma potrebbero farvi risaltare se vi candidate per una realtà più piccola.
Sicuramente è un lavoro che richiede senso dell’organizzazione e pragmatismo.